2　消防本部(署)の各課長(以下「課長」という。)は、それぞれ当該課における文書事務を監理する。

2　文書主任は、係長又は主査のうちから課長が指定する。その事務の概要は、次のとおりである。

3　課長は、文書主任を指定し、又は変更したときは、速やかに総務課長にその職氏名を報告しなければならない。

2　2以上の課に関係のある文書は、最も関係があると認められる課に配付し、配付を受けた課において速やかに他の課に当該文書の写しを配付しなければならない。

3　許可、認可、承認、確認、証明等に係る文書については、公文受発簿に代わるべき帳簿を設け、その処理経過を記録しなければならない。

2　文書の番号は、会計年度を通じて一連番号とし、同一事件の往復には終始同一番号を用いなければならない。ただし、翌年度にわたる継続事件については、翌年度の公文受発簿に移記し、摘要欄にその旨を記載すること。

2　親展文書又は私信で、宛名人において開封後公文書と判明したときは、直ちに総務課庶務係に回付しなければならない。

2　課長から、文書の交付を受けた者は、速やかに起案又は供覧その他必要な処理をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、財務会計システムによる帳票を用いる起案は、当該帳票を用いて行うことができる。

2　起案者は、決裁が終わったときは、起案文書に決裁年月日を記入しなければならない。

2　合議を受けた課の課長は、速やかに処理しなければならない。ただし、その事案に不同意又は修正その他の意見があるときは、主管の課長と協議し、協議が整わないときは、意見を書いた付箋を付けて、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

3　前項ただし書の規定により起案文書を廃棄し、又は修正を加えたときは、主管課長は、その事案について既に合議をした課の同意を求めなければならない。この場合において、関係課の課長の同意を得られないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

4　合議の必要はないが、他の課に通知を要するものについては、施行後その課に供覧しなければならない。

2　供覧文書は主管課の課長から供覧区分により上司に供覧し、その後関係課長に及ばなければならない。ただし、重要なもの又は緊急を要すると認めるものは、これを収受した課において写しを作成し、関係課にこれにより供覧しなければならない。

2　総務課長は、前項の申出があったときは、原議と対照審査して相違がないことを確認したうえ、押印しなければならない。

3　公印の使用については、大阪南消防組合公印規則(平成4年柏原羽曳野藤井寺消防組合規則第4号)の定めるところによる。

4　施行する文書のうち、重要な文書で紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継目に公印で割印しなければならない。

5　施行する文書には、当該文書の中央上部に決裁文書と契印しなければならない。ただし、施行する文書が多数で決裁文書に契印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を用いて契印を押印することができる。

6　文書を訂正する場合、文書が横書きのときは左側の余白に、縦書きのときはその上部の余白に「○字追加」、「○字削除」、「○字訂正」等と記入し、その文字の上にその文書に使用した公印を押印しなければならない。

7　公印を押印したときは、決裁文書に公印使用印(様式第5号)を朱印しなければならない。

2　令達番号は、令達の種類ごとに年間を通じて一連番号とする。

2　文書の発送は、総務課長が別に指定するものを除き、庶務係が行うものとする。

2　文書の編集は、会計年度によらなければならない。ただし、暦年をもって整理すべき文書は、その年間により編集しなければならない。

2　主管課、係の職員以外の者は、主管課長の承認を得なければ書庫に立入り又は書庫の文書を持ち出してはならない。

3　書庫は、常に清潔を保ち、整理整頓し、湿気を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　文書の保存期間は、別表第2に定める保存期間の基準に基づき主管課長が定めるものとする。ただし、主管課長が他の課の所管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については、総務課長及び関係する主管課長と協議して保存期間を定めるものとする。

2　文書の閲覧期間は、1週間以内とし、その期間を経過してなお引き続き閲覧する必要があるときは、主管課長の承認を得なければならない。

3　主管課長は、必要があると認めるときは、保存文書の閲覧を拒否し、又はすでに閲覧中の文書の返還を求めることができる。

4　保存文書は、庁外に持ち出し、これを抜取り、取替え若しくは訂正し又は他に転貸してはならない。

5　保存文書を紛失又は毀損したときは、閲覧者は、直ちに主管課長に報告しなければならない。

2　主管課長は、保存期間が経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。

3　同条第1項の規定により廃棄を決定した文書で機密に属するものについては、裁断又は焼却し、その他のものについては、他に悪用されないよう最善の方法によって処分しなければならない。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年1月1日から施行する。