○大阪南消防組合文書取扱規程

平成6年12月12日

規程第2号

(趣旨)

第1条 この規程は、本組合における文書の取扱いについて、適正な管理と事務の能率的な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの基本)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保存を適正に行わなければならない。

(文書事務の統括)

第3条 総務課長は、文書事務の全般を統括する。

2 消防本部(署)の各課長(以下「課長」という。)は、それぞれ当該課における文書事務を監理する。

(文書主任の設置)

第4条 課長の文書事務を補佐するため各課に文書主任を置く。

2 文書主任は、係長又は主査のうちから課長が指定する。その事務の概要は、次のとおりである。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の閲覧、供覧及び起案に関すること。

(3) 文書の整理及び保存に関すること。

(4) 文書処理の促進及び改善に関すること。

(5) その他文書処理に関し必要なこと。

3 課長は、文書主任を指定し、又は変更したときは、速やかに総務課長にその職氏名を報告しなければならない。

(文書の収受及び配付)

第5条 到着した文書は、総務課庶務係において収受し、次の各号により処理した後、主管課に配付するものとする。

(1) 文書(親展及び私信を除く。)は、全て開封し、受付印(様式第1号)を押して公文受発簿(様式第2号)に記載し、受領印を徴すること。

(2) 親展文書は、封のまま、封筒の余白に受付印を押して、宛名人に配付すること。

(3) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物及び私信は、受付印を押すことなく各宛名人に配付すること。

2 2以上の課に関係のある文書は、最も関係があると認められる課に配付し、配付を受けた課において速やかに他の課に当該文書の写しを配付しなければならない。

3 許可、認可、承認、確認、証明等に係る文書については、公文受発簿に代わるべき帳簿を設け、その処理経過を記録しなければならない。

第6条 削除

(文書の記号及び番号)

第7条 文書の記号は、「柏羽藤消」とする。ただし、軽易なものについては、省略することができる。

2 文書の番号は、会計年度を通じて一連番号とし、同一事件の往復には終始同一番号を用いなければならない。ただし、翌年度にわたる継続事件については、翌年度の公文受発簿に移記し、摘要欄にその旨を記載すること。

第8条 削除

(郵便料金の未納又は不足の文書の取扱い)

第9条 到着文書のうちで郵便料金の未納又は不足があるものは、私用に関すると認められるものを除き、総務課長が必要があると認めるものに限り、その料金を支払って当該文書を収受することができる。

(返送及び回付)

第10条 配付された文書が、主管外のものであるときは、直接他の課に転送することなく、直ちに総務課庶務係に返送しなければならない。

2 親展文書又は私信で、宛名人において開封後公文書と判明したときは、直ちに総務課庶務係に回付しなければならない。

(執務時間外における文書の取扱い)

第11条 執務時間外における文書の取扱いについては、当直責任者が収受し総務課庶務係に引き継がなければならない。

(文書の処理)

第12条 課長は、文書の配付を受けたときは、これを閲読し、自ら起案するもののほかは係に速やかに処理方針を示さなければならない。

2 課長から、文書の交付を受けた者は、速やかに起案又は供覧その他必要な処理をしなければならない。

(起案)

第13条 文書の起案は、起案用紙(様式第3号)を用い次の各号によらなければならない。

(1) 内容のよくわかる標題をつけること。

(2) 文案は易しく、分かりやすく、必要に応じて箇条書とすること。

(3) 必要なものには、起案理由その他参考となる事項の説明を付すること。

(4) 文体は口語体とし、書式は原則として左横書きにより、用字は常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は、公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号)によること。

(5) 重要なもの、秘密取扱いを要するもの、急を要するもの等は、それぞれ「重要」、「秘密」、「至急」、「親展」、「書留」、「速達」等と起案用紙の施行上の注意欄に記載すること。

(6) 字句を訂正をしたときは、その箇所に訂正者の認印を押すこと。

2 前項の規定にかかわらず、財務会計システムによる帳票を用いる起案は、当該帳票を用いて行うことができる。

(決裁区分)

第14条 起案文書には、次の決裁区分を主管の課長が表示しなければならない。

(1) 管理者の決裁を受けるもの

(2) 会計管理者の決裁を受けるもの

(3) 消防長又は消防署長の決裁を受けるもの

(4) 課長の決裁を受けるもの

(決裁の手続)

第15条 起案文書は、次の各号に定める手続きにより決裁を得なければならない。

(1) 担当係長から順次直属上司の決定を経て、決裁権者の決裁を受けること。

(2) 他の課に合議を要する文書は、次条に定める手続きにより合議すること。

2 起案者は、決裁が終わったときは、起案文書に決裁年月日を記入しなければならない。

(合議)

第16条 他の課の所管にわたる事案又は他の課に関係ある事案は、主管課の回議を経た後関係課に合議又は供覧しなければならない。

2 合議を受けた課の課長は、速やかに処理しなければならない。ただし、その事案に不同意又は修正その他の意見があるときは、主管の課長と協議し、協議が整わないときは、意見を書いた付箋を付けて、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

3 前項ただし書の規定により起案文書を廃棄し、又は修正を加えたときは、主管課長は、その事案について既に合議をした課の同意を求めなければならない。この場合において、関係課の課長の同意を得られないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

4 合議の必要はないが、他の課に通知を要するものについては、施行後その課に供覧しなければならない。

(供覧)

第17条 供覧を要する文書には供覧用紙(様式第4号)を付してこれをしなければならない。ただし、文書に余白のあるときはこれを利用し、供覧印を押して、これに代えることができる。

2 供覧文書は主管課の課長から供覧区分により上司に供覧し、その後関係課長に及ばなければならない。ただし、重要なもの又は緊急を要すると認めるものは、これを収受した課において写しを作成し、関係課にこれにより供覧しなければならない。

(管理者等経伺の手続)

第18条 管理者、副管理者及び会計管理者の決裁を受ける文書又は供覧しなければならない文書は、総務課長に連絡のうえ、主管課が経伺又は供覧するものとする。

(後閲)

第19条 消防長、次長、署長又は課長の不在中に代決した決裁文書は、不在者登庁の際供覧しなければならない。供覧文書についても同様とする。

(口頭又は電話による照会等)

第20条 口頭又は電話による照会、回答、報告等で重要と認めるものについてはその要領を記し、これを上司に報告しなければならない。

(公印の使用)

第21条 公印の押印を必要とするときは、決裁の終わった原議を添えて総務課長に申し出なければならない。

2 総務課長は、前項の申出があったときは、原議と対照審査して相違がないことを確認したうえ、押印しなければならない。

3 公印の使用については、大阪南消防組合公印規則(平成4年柏原羽曳野藤井寺消防組合規則第4号)の定めるところによる。

4 施行する文書のうち、重要な文書で紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継目に公印で割印しなければならない。

5 施行する文書には、当該文書の中央上部に決裁文書と契印しなければならない。ただし、施行する文書が多数で決裁文書に契印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を用いて契印を押印することができる。

6 文書を訂正する場合、文書が横書きのときは左側の余白に、縦書きのときはその上部の余白に「○字追加」、「○字削除」、「○字訂正」等と記入し、その文字の上にその文書に使用した公印を押印しなければならない。

7 公印を押印したときは、決裁文書に公印使用印(様式第5号)を朱印しなければならない。

(令達文書の種類)

第22条 令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 規程 法令、条例若しくは規則に基づき、それらの施行に関し規定するもの又は事務処理若しくは服務に関する一定事項について規定するもの

(4) 告示 法令、条例又は規則に基づき、組合の一般又は一部に公示するもの

(令達番号簿)

第23条 令達の文書は、総務課長が主管課から原議及び清書文書の送付を受けて令達番号簿(様式第6号)に登載して令達番号を記入するものとする。

2 令達番号は、令達の種類ごとに年間を通じて一連番号とする。

(その他の文書の種類)

第24条 第22条に規定するもののほか、文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 指令文 許可、認可、承認、認定及び指定

(2) 往復文 通達、通知、照会、回答、報告、進達、諮問、申請、答申、副申、建議及び証明

(3) その他 賞状、辞令、祝辞、式辞、契約書、決定書その他

(文書の例式)

第25条 文書の例式は、文書例式(別表第1)によるものとする。

(文書の発信者名)

第26条 発信者名は、別に定めるもの及び依命を受けたもののほか、原則として管理者(消防組合)名、消防長(消防本部)名又は消防署長(消防署)名とすること。ただし、文書の内容又は宛先の区分により、課長(課)名その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信者名とすることができる。

(文書の発送)

第27条 発送する文書は、すべて公文受発簿に朱記しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

2 文書の発送は、総務課長が別に指定するものを除き、庶務係が行うものとする。

(文書の整理等)

第28条 文書は、常に一定場所に整理保存し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備するとともに、紛失、火災、盗難などの予防を完全にしなければならない。

(未完結文書の保存)

第29条 未完結文書は、主管課においてこれを保存し、その所在を明らかにしなければならない。

(完結文書)

第30条 事件が完結したときは、公文受発簿処理経過欄及び当該文書に完結の旨を記載しなければならない。

(完結文書の編集及び製本)

第31条 完結した文書は、主管課において同じ種類の文書を取りまとめ次の各号により編集しなければならない。

(1) 表紙には、名称、年度(年)、及び主管課名又は消防本部(署)名を記載すること。

(2) 完結年月日順に編集し成冊すること。

(3) 目次を付けること。

(4) 2以上の編集に関係のある文書は、その関係が最も深い分に編集すること。

(5) 都合により2年度(年)以上にわたる分を1冊にすることができる。この場合において、区分紙を差し入れて年度(年)の区分を明らかにすること。

(6) 調査書類、図面類等で同一簿冊に編集することができないものは、箱若しくは袋等に入れ、又は結束して整理しなければならない。

(7) 年度(年)を越えて処理した文書は、その事件が完結した年度(年)の分に編集すること。

2 文書の編集は、会計年度によらなければならない。ただし、暦年をもって整理すべき文書は、その年間により編集しなければならない。

(完結文書の保存及び書庫の管理)

第32条 編集した文書は、主管課、係において保存する。

2 主管課、係の職員以外の者は、主管課長の承認を得なければ書庫に立入り又は書庫の文書を持ち出してはならない。

3 書庫は、常に清潔を保ち、整理整頓し、湿気を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(文書の保存期間)

第33条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのある場合を除き、次の各号に定める5種とし、その計算は、編集の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、翌年1月1日から起算する。

(1) 第1種 30年以上

(2) 第2種 10年

(3) 第3種 5年

(4) 第4種 3年

(5) 第5種 1年

2 文書の保存期間は、別表第2に定める保存期間の基準に基づき主管課長が定めるものとする。ただし、主管課長が他の課の所管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については、総務課長及び関係する主管課長と協議して保存期間を定めるものとする。

(保存文書の閲覧)

第34条 保存文書を閲覧しようとするときは、必要とする文書の主管課に申出なければならない。

2 文書の閲覧期間は、1週間以内とし、その期間を経過してなお引き続き閲覧する必要があるときは、主管課長の承認を得なければならない。

3 主管課長は、必要があると認めるときは、保存文書の閲覧を拒否し、又はすでに閲覧中の文書の返還を求めることができる。

4 保存文書は、庁外に持ち出し、これを抜取り、取替え若しくは訂正し又は他に転貸してはならない。

5 保存文書を紛失又は毀損したときは、閲覧者は、直ちに主管課長に報告しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第35条 保存期間が経過満了した保存文書は、廃棄しなければならない。

2 主管課長は、保存期間が経過した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、更に期間を定めて保存することができる。

3 同条第1項の規定により廃棄を決定した文書で機密に属するものについては、裁断又は焼却し、その他のものについては、他に悪用されないよう最善の方法によって処分しなければならない。

(その他の事項)

第36条 この規程に定めるもののほか、文書取扱いの処理について必要な事項は、総務課長が定める。

この規程は、公布の日から施行する。

(平成18年4月18日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成22年6月1日規程第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

(平成31年3月12日規程第2号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

(令和元年8月26日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

(令和2年3月27日規程第2号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(令和5年12月26日規程第7号)

この規程は、令和6年1月1日から施行する。

別表第1(第25条関係)

文書例式

1 条例

(1) 新制定の場合

ア 議案の書式

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注 ×は1字分空けることを示す。以下同じ。

イ 公布の様式

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(2) 全部改正の場合

ア 議案の書式

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イ 公布の様式

制定の場合の例による。

(3) 一部改正の場合

ア 議案の書式

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イ 公布の様式

制定の場合の例による。

(4) 廃止の場合

ア 議案の書式

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イ 公布の様式

制定の場合の例による。

2 規則、規程

(1) 新制定の場合

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注 規程については、一般住民に周知公表する必要があるものについて公布し、内部に対する訓令的なものについては公布を要しない。以下同じ。

(2) 全部改正の場合

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(3) 一部改正の場合

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(4) 廃止の場合

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3 告示

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4 指令

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5 往復文

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6 表彰状(感謝状)

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1 標題は、用紙の中央に書く。

2 氏名は、標題の下に用紙のほぼ中央から書き、殿の後を1字分空ける。

3 表彰状(感謝状)には、句読点を付けない。

4 本文1行目の文字は、第1字目からとし、2行目の第1字目とそろえること。

5 管理者印は、管理者名の最後の文字の半分に掛かるように押すこと。

別表第2(第33条関係)

区分

保存期間の基準

第1種

(30年以上)

(1) 組合の沿革及び組合史の資料となる重要なもの

(2) 規約、条例、規則、その他重要な規程等の制定改廃に関するもの

(3) 組合議会の議案会議録及び議決に関するもの

(4) 不服申立て、訴訟、和解等に関する重要なもの

(5) 組合の総合的な計画、重要な事業計画及びその実施に関するもの

(6) 職員の進退、身分等人事に関する重要なもの

(7) 待遇及び表彰に関する重要なもの

(8) 予算、決算及び出納に関する重要なもの

(9) 財産の取得、管理及び処分に関する重要なもの

(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(11) 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの

(12) 事務引継に関する特に重要なもの

(13) 前各号のほか、30年以上保存の必要があると認められるもの

第2種

(10年)

(1) 組合議会に関するもの

(2) 不服申立て、訴訟、和解等に関するもの

(3) 事業及び事業計画に関するもの

(4) 職員の進退、身分等人事に関するもの

(5) 待遇及び表彰に関するもの

(6) 予算、決算及び出納に関するもの

(7) 財産の取得、管理及び処分に関するもの

(8) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(9) 原簿、台帳、図面等で重要なもの

(10) 事務引継に関するもの

(11) 前各号のほか、5年を超えて保存の必要があると認められるもの

第3種

(5年)

(1) 予算の令達及びその執行に関するもの

(2) 物品の契約、出納に関するもの

(3) 財産の取得、管理及び処分に関する軽易なもの

(4) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(5) 事務引継に関する軽易なもの

(6) 前各号のほか、3年を超えて保存の必要があると認められるもの

第4種

(3年)

(1) 調査、統計、報告、証明、復命等で軽易なもの

(2) 照会、回答その他往復文書に関するもの

(3) 前各号のほか、1年を超えて保存の必要があると認められるもの

第5種

(1年)

(1) 文書の収受、発送及び処理に関するもの

(2) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

(3) 前各号のほか、1年間保存の必要があると認められるもの

様式 略

大阪南消防組合文書取扱規程

平成6年12月12日 規程第2号

(令和6年1月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第4章 文書・公印
沿革情報
平成6年12月12日 規程第2号
平成18年4月18日 規程第3号
平成22年6月1日 規程第5号
平成31年3月12日 規程第2号
令和元年8月26日 規程第3号
令和2年3月27日 規程第2号
令和5年12月26日 規程第7号